1.INTRODUCCIÓN
El objetivo de esta política es establecer el sistema para la gestión de denuncias que permita identificar conductas irregulares en nombre de Saniclown. Lo que permitirá, además, identificar áreas de mejora en su
gestión interna.
Para ello, se habilitarán canales para el envío de las denuncias que podrán utilizar todos los grupos de interés: empleados y voluntarios, donantes, beneficiarios, proveedores, etc. Se considera que una denuncia implica manifestar el estado ilegal, irregularidad o inconveniente de cualquier acción llevada a cabo por Saniclown.
2. PRINCIPIOS
- Accesibilidad: El canal de comunicación será claro y de fácil acceso, a través de un formulario establecido con esta finalidad y que será público a través de la página web de Saniclown.
- Transparencia: Esta política será pública, así como el formulario establecido como medio de comunicación. Se informará a los empleados y grupos de interés de la existencia de este canal de denuncias.
- Buena fe: Las denuncias se podrán realizar de manera anónima. Si bien, para poder realizar un seguimiento adecuado, se agradece contar con información para contactar con el denunciante, siendo decisión del anunciante proporcionarla o no.
Saniclown se compromete a no tomar ninguna medida disciplinaria ni acción legal contra el emisor de la denuncia de buena fe, y se reserva el derecho de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquier
empleado o miembro del órgano de gobierno de la Asociación que tome una represalia contra el emisor de una denuncia de buena fe. - Confidencialidad: La identidad de la persona que realice la comunicación tendrá la consideración de información confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento.
No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridos como consecuencia de
cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre
protección de datos de carácter personal. - Objetividad e imparcialidad: Una vez recibida una denuncia, se
garantizará el derecho a la intimidad, a la defensa y a la presunción de
inocencia de las personas objeto de la misma.
El órgano de gobierno nombrará a una o varias personas encargadas de
la gestión de las denuncias. Éstas podrán delegarlas a otros miembros
del órgano de gobierno en el caso de que alguna de las denuncias
recibidas pueda suponer un conflicto de interés. La persona designada
ostentará un cargo distinto al del Presidente o Tesorero de la Asociación.
La persona designada para este fin en Saniclown es Paola Flabbi. - Eficiencia: La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible. No obstante, Saniclown se reserva el derecho a no emitir una respuesta en los siguientes casos:
- a. Solicitudes de datos de carácter confidencial: en el caso de datos regulados por leyes o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas y de las instituciones involucradas.
- b. Solicitudes maliciosas que vulneren claramente el criterio de buena fe por ser irrespetuosas en su contenido o forma. Cuando haya razones oindicios de que la comunicación se ha presentado de mala fe, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de la desestimación. Saniclown se reserva entonces el derecho a tomar
medidas disciplinarias o de otra índole.
3.PROCEDIMENTO
- Acceso: Saniclown habilitará un formulario, visible en la página web, para la recepción de denuncias. A esta información tendrán acceso la o las personas designadas por el órgano de gobierno para la gestión de las denuncias, que se comprometen a tratar de manera confidencial la información recibida.
- Gestión de la información: Se realizará un registro con las denuncias recibidas en el que figure el código asignado a la denuncia, la fecha de recepción, la información contenida y la fecha de respuesta, así como
cualquier seguimiento posterior. - Análisis y resolución:
- a. La o las personas designadas por el órgano de gobierno para la gestión de las denuncias reciben los correos electrónicos y envían aquellas solicitudes de información u otras cuestiones que no sean denuncias, al departamento de administración de Saniclown.
- b. En el caso de las denuncias:
- La o las personas designadas por el órgano de gobierno se encargarán de llevar a cabo la investigación sobre la denuncia recibida, para lo que podrán entrevistar a cuantas personas consideren de relevancia para tomar una decisión objetiva.
- El trámite de investigación incluirá siempre una entrevista privada con la persona supuestamente responsable de la conducta denunciada.
- Una vez llevada a cabo la investigación, se realizará un breve informe sobre las conclusiones. Este informe se pondrá en conocimiento del órgano de gobierno, de la Dirección General de Saniclown y de la persona que realizó la denuncia.
- Una vez realizado este informe, se podrán imponer las medidas disciplinarias o sanciones adecuadas. En los casos que sean constitutivos de delito, se pondrá en conocimiento de las autoridades.
- La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible, estableciendo un plazo máximo de 30 días para dar respuesta a las mismas. Si por alguna razón no se pudiese enviar respuesta en ese plazo, se informará al interesado de que su solicitud está en curso y se le ofrecerá un nuevo plazo.